Схему уточняю. Бумажки подождут.
Сначала надо просто записаться на прием, чтобы не опоздать. Если я правильно поняла, то запишут нас не на завтра, а через какое-то время, вплоть до двух-трех недель, а когда запишемся, можно будет спокойно собирать все документы.
Даже если предложат записаться прям завтра (во что я не верю), всегда можно попросить записать позже, где-нибудь через недельку, чтобы все успели собрать документы.

Итого. Нужен список путешественников с ФИО и... ? Кто-нибудь знает какие еще нужны данные? Номера загранпаспортов?
Потом кто-нибудь звонит и записывает всех используя адрес организации. Можешь взять это на себя?